Comment facturer une entreprise : un guide étape par étape pour les petites entreprises

Les petites entreprises qui offrent des conditions de crédit pour leurs produits et services doivent apprendre à facturer leurs clients, que ce dernier soit un particulier ou une entreprise. Ces entreprises envoient des produits ou effectuent des services d’abord et laissent le client payer plus tard. Le paiement est demandé par le biais d’un document appelé facture. Apprendre à facturer correctement et efficacement réduira votre paperasse et vous fera payer plus rapidement. Cela améliorera la gestion financière globale de votre petite entreprise. Vous voulez simplifier votre processus de facturation ? FreshBooks a un logiciel de facturation en ligne facile à utiliser qui vous permet d’être payé 2 fois plus vite. Pour en savoir plus n’hésitez pas à lire cet article !

 

Sélectionnez un modèle de facture

 

Veillez à facturer votre client dès que le travail est terminé. Forbes a constaté que les factures envoyées le jour même de l’achèvement d’un travail ont 1,5x plus de chances d’être payées. La première étape pour créer votre facture est de choisir un modèle de facture. Il en existe de nombreux modèles gratuits disponibles pour :

• Word ;
• Excel ;
• Google Docs ;
• PDF et d’autres formats courants. 

FreshBooks dispose de modèles de facture téléchargeables gratuitement et personnalisés pour les freelances et les petites entreprises par secteur d’activité. Téléchargez le modèle et ouvrez-le dans le programme de votre choix. Il en va de même pour une facture acquittée !

 

Ajoutez des produits ou des services

 

Ajoutez un poste distinct pour chaque produit ou service que vous facturez au client. Veillez à inclure :

• une description complète ;
• la date à laquelle le produit ou le service a été fourni ;
• les quantités, le cas échéant.

Vos clients veulent savoir exactement ce pour quoi ils paient. Ne mettez pas tous les articles dans le même panier. Détaillez chacun d’eux pour réduire toute confusion qui pourrait retarder la réception de votre argent. Ajoutez ensuite votre tarif forfaitaire ou horaire par poste. Pour un taux horaire, incluez également le nombre d’heures que vous avez travaillées par poste et le sous-total.

 

Trouvez le grand total

 

Trouvez le sous-total de tous vos postes. Ajoutez ensuite tout ce qui affectera le grand total, comme :

• la taxe de vente ;
• une remise ;
• un solde à payer. 

Additionnez le tout pour trouver le grand total. Ne facturez jamais de frais supplémentaires ou de frais de retard qui n’ont pas été discutés avec le client à l’avance, dit Forbes. Au mieux, votre client sera confus. Au pire, il ne vous fera pas confiance si vous facturez des choses qu’il n’a pas acceptées.

 

Incluez des détails importants

 

Personnalisez l’exemple de facture pour y inclure :

• votre logo ;
• la date ;
• la date d’échéance ;
• le numéro de facture ;
• le numéro de référence (tel qu’un numéro de commande) ; 
• vos coordonnées ;
• les coordonnées de l’entreprise telles que l’adresse ;
• les conditions de paiement ;
• un message personnel, si vous le souhaitez.

Les messages personnels tels que « veuillez payer votre facture dans les 15 jours » ou « merci pour votre entreprise » augmentent les chances d’être payé de 5 %, selon Forbes. De plus, être poli impressionnera l’entreprise que vous facturez et améliorera votre relation.

Il est particulièrement important d’inclure des conditions de paiement claires. Il est généralement préférable d’écrire « Le paiement est dû dans 30 jours » plutôt que « net 30 », car cela élimine toute confusion potentielle. En outre, vérifiez d’abord avec l’entreprise comment elle préfère vous payer. Les entreprises peuvent être plus strictes sur la façon dont elles paient. S’ils veulent faire un chèque, incluez sur votre facture la façon de faire ledit chèque. S’ils préfèrent payer par carte de crédit, incluez un lien pour traiter le paiement.

Vérifiez également que votre facture ne comporte aucune faute d’orthographe, de grammaire ou de formatage. Les erreurs vous font paraître peu professionnel. Si vous facturez une entreprise, elle verra particulièrement d’un mauvais œil ce type d’erreurs.

 

Envoyez la facture

 

Vous avez plusieurs options pour envoyer la facture. Vous pouvez :

• l’imprimer sur du papier épais et la poster ;
•  la faxer ;
• l’envoyer par courriel. 

Les logiciels de comptabilité enverront généralement la facture par courriel pour vous et incluront des options de paiement. N’oubliez pas d’inclure un message personnel en incluant une lettre de facture, soit comme lettre d’accompagnement, soit dans le courriel. Voici un exemple » :

 

Bonjour <insérer le nom du client>, 

Veuillez trouver ci-joint une facture pour <insérer le nom et les détails du projet>. Nous vous remercions de votre confiance. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter <insérer nom> ; à <insérer coordonnées>.

Cordialement,

<insérer votre nom>

 

Vérifiez deux fois que vous envoyez la facture à la bonne personne. Même si vous avez signé un contrat avec une personne au sein d’une entreprise, cela ne veut pas dire que c’est elle qui s’occupera du paiement, dit Forbes. Il se peut qu’un autre service paie la facture ou qu’une agence extérieure soit chargée de gérer le paiement. Demandez d’abord à votre contact afin de ne pas perdre de temps.