8 étapes essentielles de la planification de projet pour les débutants

 

 

 

Quelles sont les étapes du processus de planification de projet?

Le processus de planification de projet peut être décomposé en huit étapes gérables. Suivez-les et assez rapidement vous serez un pro de la planification.

 

1. Planifiez la gestion du calendrier

La base d’un bon calendrier de projet consiste à établir les procédures, les politiques d’entreprise et les directives de documentation qui régiront votre projet. Le plan de gestion du calendrier décrit les ressources disponibles pour le projet et les imprévus qui peuvent survenir.

Il énumère également les parties prenantes du projet, détaille les personnes qui doivent approuver le calendrier et liste les autres personnes qui doivent en recevoir une copie.

Ce document établit également qui a le pouvoir d’apporter des changements au calendrier, le processus que les membres de l’équipe doivent suivre pour demander un changement, ainsi qu’un plan de communication du projet pour alerter l’équipe des changements apportés au cours du projet.

2. Définissez les activités du projet

Cela peut être aussi simple que de créer une liste de tâches à accomplir pour réaliser votre projet. Dans le cas de projets complexes, il peut être utile d’organiser ces tâches sous forme d’un tableau montrant les tâches du projet et leurs sous-tâches.

Un défi dans cette partie du processus de planification du projet est de savoir comment diviser les activités. Considérez la règle du 8/80, qui stipule qu’une seule activité doit prendre entre huit et quatre-vingts heures de travail.

3. Déterminez les dépendances

Une fois que vous avez listé toutes les activités du projet, réfléchissez attentivement à chacune d’entre elles pour identifier les tâches qui dépendent des autres pour être réalisées. Si vous construisez une maison, par exemple, vous ne pouvez pas poser le toit tant que la charpente n’est pas terminée. Il est important de définir correctement toutes les dépendances de votre projet pour pouvoir établir un calendrier précis et éviter les retards de projet.

Vous pouvez utiliser le logiciel pour aborder les dépendances des tâches du projet en engageant les parties prenantes, en faisant un brainstorming sur les contraintes liées aux dépendances.

4. Séquencez les activités

Après avoir établi les dépendances entre vos activités, vous pouvez les séquencer. À ce stade, vous n’attribuez aucun temps à vos activités en termes d’heures de travail ou de dates d’échéance. Au lieu de cela, vous vous concentrez sur l’ordre dans lequel toutes les activités du projet doivent être effectuées afin de créer le flux le plus efficace.

5. Estimez les ressources

Chaque activité de votre projet nécessitera des ressources sous forme de personnel, de coûts de sous-traitance, d’outils (physiques et/ou numériques comme les logiciels) et d’espace de travail. Veillez à prendre en compte d’autres ressources spécifiques à votre secteur ou à votre projet. Estimez les ressources nécessaires pour chaque activité du projet.

6. Estimez les durées

Cette étape est assez évidente mais très importante. Combien de temps prendra chaque activité du projet ?Une sous-estimation vous fera bien sûr prendre du retard et finira par frustrer votre client.

Une surestimation pourrait laisser des membres de l’équipe ou d’autres ressources inactifs en attendant que les tâches antécédentes soient terminées. La meilleure façon d’estimer la durée est d’utiliser les données de travaux antérieurs similaires.

Si vous n’avez pas de données à partir desquelles travailler et qu’il n’y a pas de norme industrielle à laquelle vous pouvez vous référer, une estimation basée sur la moyenne des meilleurs, des pires et des plus probables scénarios.

7. Élaborez le calendrier du projet

À ce stade, vous devriez avoir toutes les informations dont vous avez besoin pour élaborer le calendrier de votre projet. En tenant compte de la durée et des besoins en ressources de chaque activité, ainsi que de leurs dépendances et de la séquence appropriée, vous pouvez attribuer des dates de début et des dates d’échéance pour chaque activité. Un échéancier devra être mis en place. Retrouvez ici comment faire votre échéancier.

8. Suivi et contrôle

Contrairement au reste des étapes de l’ordonnancement du projet, l’étape 8 est continue. En tant que gestionnaire de projet, vous surveillerez et contrôlerez le calendrier de votre projet pendant toute sa durée. Cette étape implique l’exécution de rapports de projet et l’évaluation de l’avancement d’un projet par rapport au calendrier, la gestion des performances et la communication avec l’équipe.

Lorsque des changements de calendrier doivent être effectués, vous vous assurez qu’ils sont exécutés et communiqués conformément au plan établi à l’étape 1. Tout au long du projet, vous vous assurez que chaque activité respecte le calendrier et vous déterminez si des mesures correctives doivent être prises en cas de retard.